Kaffee ist im Büro kein Luxus, sondern Teil des Arbeitsalltags. Die Frage ist nur, wie er ins Büro kommt. Der kleine Vollautomat aus dem Elektronikmarkt ist schnell gekauft, aber bei zwanzig Mitarbeitern schnell überfordert, und irgendjemand muss ihn ständig entkalken, auffüllen und reinigen. Für Firmen gibt es deshalb mehrere Wege: kaufen, mieten oder leasen, oder einen Kaffeeautomaten kostenlos aufstellen lassen.
Option 1: Kaffeeautomat kaufen
Wer kauft, hat volle Kontrolle über Gerät und Sortiment. Für kleine Teams reicht oft ein guter Vollautomat, ab etwa 15 bis 20 Personen braucht es ein Gerät, das für den Dauerbetrieb ausgelegt ist. Solche Maschinen sind deutlich teurer.
Dazu kommen laufende Aufgaben:
- Bohnen, Milch und Kakao einkaufen
- täglich reinigen, regelmäßig entkalken
- Wartung und Reparaturen bezahlen
- Ausfallzeiten überbrücken, wenn die Maschine streikt
Der Kauf lohnt sich vor allem, wenn ein Mitarbeiter die Betreuung gern übernimmt und die Firma den Kaffee ohnehin komplett bezahlen möchte.
Option 2: Kaffeeautomat mieten oder leasen
Bei Miete oder Leasing zahlen Sie eine monatliche Rate für die Maschine, häufig inklusive Wartung. Das schont die Liquidität, bindet Sie aber meist für mehrere Jahre. Bohnen, Milch und die tägliche Reinigung bleiben in vielen Verträgen trotzdem Ihre Aufgabe. Lesen Sie hier genau, was in der Rate enthalten ist.
Option 3: Kaffeeautomat kostenlos aufstellen lassen
Beim Aufstellmodell stellt ein Automatenaufsteller den Kaffeeautomaten bei Ihnen auf und übernimmt alles: Gerät, Bohnen, Befüllung, Reinigung, Wartung und Abrechnung. Ihre Mitarbeiter zahlen pro Becher per Karte, Smartphone oder Münze. Für die Firma entstehen keine Anschaffungskosten und kein Aufwand.
Es gibt zwei Varianten:
- Mitarbeiter zahlen selbst: Der Kaffee kostet einen kleinen Betrag pro Becher, die Firma zahlt nichts und wird gegebenenfalls am Umsatz beteiligt.
- Firma übernimmt die Kosten: Der Automat gibt den Kaffee kostenlos oder vergünstigt an die Mitarbeiter aus, und die Firma bezahlt monatlich pro Bezug. So wird der Kaffee zum echten Benefit für das Team, ohne dass sich jemand um die Maschine kümmern muss.
Der Vergleich
| Kaufen | Mieten oder leasen | Kostenlos aufstellen lassen | |
|---|---|---|---|
| Anschaffung | hoch | keine, aber monatliche Rate | keine |
| Bohnen und Befüllung | Ihre Aufgabe | meist Ihre Aufgabe | übernimmt der Aufsteller |
| Reinigung und Wartung | Ihre Aufgabe | teilweise enthalten | übernimmt der Aufsteller |
| Vertragsbindung | keine | oft mehrere Jahre | flexibel, Testphase möglich |
| Abrechnung | keine | feste Rate | pro Becher, durch Mitarbeiter oder Firma |
Welche Lösung passt zu welcher Firmengröße?
Bis etwa zehn Mitarbeiter: Ein guter Vollautomat, den das Team selbst pflegt, ist oft ausreichend.
Ab etwa 15 bis 20 Mitarbeitern, Schichtbetrieb oder Kundenverkehr: Hier zahlt sich ein professioneller Kaffeeautomat aus. Wer keine Kapazität für Pflege und Einkauf hat, fährt mit der kostenlosen Aufstellung am entspanntesten.
Werkstätten, Autohäuser, Praxen mit Wartebereich: Ein Kaffeeautomat mit Kartenzahlung dient gleichzeitig Mitarbeitern und Kunden. Der Wartebereich wirkt sofort hochwertiger.
Worauf es bei der Kaffeequalität ankommt
Frisch gemahlene Bohnen statt Pulver, saubere Milchsysteme und richtig eingestellte Mahlgrade machen den Unterschied zwischen Automatenkaffee und gutem Kaffee aus. Bei einem professionell betreuten Automaten gehört die regelmäßige Reinigung zum Service, damit der hundertste Cappuccino genauso schmeckt wie der erste.
Häufige Fragen
Was kostet ein Kaffee aus dem aufgestellten Automaten?
Der Preis pro Becher wird vorab vereinbart. Übernimmt die Firma die Kosten, rechnen wir monatlich pro Bezug ab.
Wie viel Platz braucht ein Kaffeeautomat?
Ein Standgerät benötigt etwa einen Quadratmeter Stellfläche und eine normale Steckdose. Einen Wasseranschluss braucht nicht jedes Gerät, das klären wir bei der Besichtigung.
Kann ich den Kaffeeautomaten mit einem Snackautomaten kombinieren?
Ja, das ist in Pausenräumen sehr beliebt. Mehr dazu im Artikel Snackautomat kaufen oder kostenlos aufstellen lassen.
Wie schnell wird ein defekter Kaffeeautomat repariert?
Unsere Automaten sind online angebunden, viele Störungen sehen wir sofort. In der Regel sind wir innerhalb von 24 Stunden vor Ort.
Passt ein Automat zu Ihrem Standort?
Kostenloser Standort-Check vor Ort. Wir antworten innerhalb von 24 Stunden.
